KMU-Logistikdienstleister TFM baut auf SISA- Hohe Effizienz durch integrierte Lösungen

TFM nutzt erfolgreich die Software Gesamtlösung von SISA. TFM konnte so die Prozesseffizienz im Tagesgeschäft markant steigern. Damit konnte das Unternehmen insbesondere auch bei der Verzollung, zahlreiche Neukunden gewinnen.

Ausgangslage

Der am Flughafen Zürich domizilierte Logistikdienstleister Total Freight Management (TFM) hat sich seit seiner Gründung im Jahr 1998 erfolgreich als internationale Luft- und Seefrachtspedition etabliert. Zudem reüssiert das Unternehmen in verschiedenen Nischenmärkten. Dazu gehören zeitkritische und temperatursensible Waren, IT-basierte Ersatzteillogistik sowie der trendige Wachstumsbereich eCommerce.

Bereits 2002 entwickelte das Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie und hat gezielt in IT-Hard- und Software investiert. Um mit der rasanten tech­no­lo­gi­schen Entwicklung Schritt zu halten und steigende Warenvolumen noch kosteneffizienter abwickeln zu können, beschloss TFM Anfang dieses Jahrzehnts, die bestehenden IT-Systeme zu erneuern respektive zu ersetzen. Gleichzeitig bot sich die Gelegenheit, zu­sam­men mit zwei befreundeten Speditionen eine Art Ein­kaufs­ge­mein­schaft zu bilden. 2010/2011 haben die drei Unternehmen die Evaluation für Speditions- und Verzollungslösungen gestartet.


Zielsetzung

TFM hatte sich dabei folgende Ziele für die neue Software gesetzt:

  • Best-in-class-Lösungen zu attraktiven Kosten
  • Digitalisierung und Automatisierung möglichst vieler Prozesse im Bereich Spedition, Verzollung, Finanz und Controlling
  • Bessere Steuerung betrieblicher Prozesse
  • Datenauswertung zur Steigerung der eigenen Prozess­qualität
  • Hohe Kosteneffizienz
  • Mehr Transparenz für die Supply Chain
  • Reduzierung des Personalbedarfs trotz steigender Umsatzvolumina
  • Hohe Skalierbarkeit
  • Hohes Mass an Datenintegration
  • Webbasierte SaaS-Lösung (Software as a Service)
  • Projektmanagement und Begleitung der Software-Implementierung durch externe, erfahrene Projekt­manager
  • Effizientes und kompetentes Helpdesk des Anbieters.
  • Automatische Software-Updates durch Serviceprovider.


Lösung

Am 1. Januar 2012 nahm TFM die SISA Gesamtlösung - nach einer intensiven Testphase - in Betrieb. Diese setzt sich aus den Applikationen Trans-it (Speditionslösung), Declare-it (Zolllösung), Report-it (Auswertungs-Tool) sowie dem Buchhaltungssystem zusammen. Die Applikationen werden seither durch SISA laufend aktualisiert, neuen gesetzlichen Anforderungen sowie individuellen Kunden- und Projektbedürfnissen angepasst. „Die Systeme laufen sehr stabil und zu unserer vollen Zufriedenheit“, sagt Jean-Claude Rossé, CEO, TFM.

Seit dem 1. Januar 2017 wird das neue Buch­hal­tungs­sys­tem Xpert.Finance vom SISA-Partner Soreco AG eingesetzt.

Das Finanzsystem ist in die Speditionssoftware Trans-it integriert. Trans-it erfüllt alle IT-Anforderungen eines modernen Logistikunternehmens in den Bereichen Kontinentalverkehr, See- und Luftfracht und unterstützt alle operativen Tätigkeiten. Das mehrstufige Dossier-konzept ermöglicht TFM, Groupage und Subgroupage von Aufträgen durchgängig abzubilden. Ein effizientes Controlling erlaubt umfassende Auswertungs- und Kontrollmöglichkeiten über das gesamte operative Geschäft, Abteilungen, Verkehrsbereiche, Kunden und einzelne Dossiers. Zudem können mit den Daten kundenspezifische Quality Reports erstellt werden.

Die Integration mit der SISA Zollsoftware Declare-it erhöht die Effizienz und Transparenz der Geschäfts­abläufe zusätzlich. Declare-it unterstützt alle Schweizerischen Zoll- und Transitverfahren mit den eigenständigen Modulen Declare-it Import, Declare-it Export und Declare-it Transit. Declare-it erlaubt eine weitgehend automatisierte Verzollung gerade auch bei sehr grossen Verzollungsvolumina. Die SISA-Applikation wurde in mehrmonatiger Projektarbeit für die An­for­de­run­gen von TFM, deren Kunden und internationalen Partnern optimiert. Die Applikation erfüllt deshalb nicht nur die Kundenerwartungen im traditionellen Speditionsgeschäft sondern auch im sehr zeitsensitiven und schnellen eCommerce-Segment.


Kundennutzen

TFM verfügt so über ein ganzheitliches und sehr stabiles ERP-System aus einer Hand, das alle Bedarfe eines mo­der­nen Logistikdienstleisters abdeckt. „Trans-it gibt uns die Möglichkeit, die Zusammenarbeit mit internationalen Partnern sehr effizient zu gestalten und auf individuelle Bedürfnisse von Kunden einzugehen. Mit Declare-it können wir die Zollabwicklung für unsere Kunden höchst effizient und optimiert vornehmen. Die Software erfüllt auch alle Anforderungen der Schweizer Zoll- und Steu­er­be­hör­den“, erläutert Jean-Claude Rossé.

Trans-it und Declare-it sind beliebig skalierbar. „Erst dank der SISA-Systeme war es uns möglich, auch sehr hohe Sendungs­vo­lu­men effizient zu verarbeiten", ergänzt Jean-Claude Rossé. „Wir können unseren Kunden standardisierte, in­di­vi­du­el­le und sehr effiziente Logistik- und Verzollungslösungen anbieten. Das ist immer öfter matchentscheidend.“

Der hohe Integrations- und Automatisierungsgrad der verschiedenen Soft­ware­lö­sun­gen er­möglicht eine äusserst effiziente Arbeitsweise und eine nahtlose Integration der ope­ra­tiven Prozesse mit der Finanz- und Be­triebs­buchhaltung. Das System meldet Un­stim­mig­kei­ten im Liefer­prozess sofort. Dadurch kön­nen Fehler schneller be­ho­ben werden. So gibt es weniger Re­kla­ma­tio­nen und Nacharbeit.

Die SISA-Software er­möglicht einen rei­bungs­losen Aus­tausch zwischen un­ter­schied­li­chen IT-Sys­te­men und die In­te­gr­ation von vor­handenen Daten in beliebigen Formaten. Kun­den­an­bindungen so­wie der Da­ten­aus­tausch mit ERP- und CMS-Sys­te­men, Web­platt­formen, Kunden und Lie­fe­ran­ten sind Teil dieses Gesamt­systems. Die Software bietet TFM sowie deren Kunden und Lie­fe­ran­ten somit ein hohes Mass an Stan­dar­di­sie­rung, Integration und Auswertbarkeit.

Die bewusst gewählte Web-basierte Cloud-Lösung hält die Kosten tief und die Flexibilität hoch. Auch mobiles Arbeiten ist möglich. So können Verzollungen, AWB und Barcode-Labels auch ausserhalb des Büros erstellt werden.

Seit Mitte 2013 ist TFM sehr erfolgreich im e-Commerce-Segment unterwegs. „Das SISA-Knowhow in Bezug auf Daten- und Systemintegration und die umfassende Zollberatung waren entscheidend für die Gewinnung verschiedener Neukunden“, so Jean-Claude Rossé.


Projekt Quick-Wins

  • Kosteneffizienz
  • Transparenz
  • Einfache Zoll-, Transport- und Retourenabwicklung
  • Bessere Kommunikation mit internationalen Kunden und Partnerunternehmen
  • Integrierte E-Commerce Logistik
  • Automatisierung ermöglicht Volumensteigerung ohne Zusatzpersonal

Autor: Ursula Schmeling, UFS Marcom